Microsoft Power Apps Portal — портал, который экономит сотни часов и миллионы

Первая и главная проблема, с которой сталкивались сотрудники департамента развития бизнеса — критически медленная и неэффективная обработка документации. Этот процесс буквально «съедал» рабочее время и ресурс ключевых специалистов. Когда партнер, желающий продать свой объект инфраструктуры, должен предоставить для проверки пакет из нескольких десятков документов. При этом в пакете есть документы, без которых заключение сделки невозможно в принципе (назовем их обязательными), а есть дополнительные – важные для сделки, но предоставить их можно позже.

Но на практике всё превращалось в хаос. Владельцы объектов просто присылали ворох несортированных файлов на электронную почту сотрудника компании — без структуры, без пояснений, без порядка. Каждый подобный «пакет» становился миной замедленного действия. Алгоритм работы был мучительно ресурсоемким:

• • вручную просмотреть до 100 документов;

• • проверить, пришли ли все обязательные документы;

• • проверить, соответствуют ли эти документы законодательным нормам и стандартам компании;

• • проверить сроки действия документов.

При этом в случае любых нестыковок подрядчики зачастую занимали жесткую оборонительную позицию: «Мы всё отправили, у нас всё правильно». В результате ответственность за анализ и интерпретацию всей этой неструктурированной массы данных ложилась на плечи руководителя департамента. Только его экспертизы хватало, чтобы отличить корректный документ от формальной отписки. Часто ему приходилось погружаться в проверку каждого комплекта лично — и это могло занимать почти весь рабочий день, откладывая другие критически важные задачи. В итоге каждая сделка превращалась в долгую и утомительную процедуру с постоянно откладывающимися сроками.

Вторая, не менее болезненная проблема — прямые и ощутимые финансовые потери из-за потери документов. Это происходило регулярно. Вся документация хранилась на локальных компьютерах отдельных сотрудников — без централизованного архива, без защиты, без системных резервных копий. Документы исчезали вследствие:

• • поломок оборудования;

• • переустановки операционных систем;

• • случайного удаления папок;

• • увольнения сотрудников.

Каждый такой случай оборачивался реальным ущербом. Восстановление таких данных — процедура весьма дорогостоящая. Стоимость восстановления комплекта документов на один объект может доходить до 300 тыс. руб.