Microsoft Dynamics 365 Portal — работа с подрядчиками

Microsoft Portal Dynamics 365 — это быстро разворачиваемая система для решения различных бизнес-задач. Благодаря гибкости и простоте настройки с её помощью можно оптимизировать разные процессы. В этой статье мы рассмотрим частный случай — автоматизацию работы с подрядчиками.

Кейс

Крупным компаниям приходится работать со множеством подрядчиков, поставляющих расходные материалы, предоставляющих арендные площади или полевое обслуживание и так далее. Цикл работы, с точки зрения менеджера компании, выглядит следующим образом:

1. Подрядчик сообщает о своём желании сотрудничать.
2. Менеджер высылает список документов, необходимых для начала работы.
3. Подрядчик присылает пакет документов.
4. Менеджер проверяет их. Если чего-то не хватает, сообщает об этом и ждёт, пока пришлют недостающие документы.
5. Происходит проверка документов.
6. В случае положительного заключения происходит оформление договора о сотрудничестве.

Если сотрудничество длительное, менеджеру нужно отслеживать сроки действия документов и присылать уведомления о приближении окончания их актуальности.

Ситуация осложняется тем, что у разных типов подрядчиков стартовые пакеты документов отличаются. Кроме этого, неизбежно возникают случаи, когда пакет формируется индивидуально, что также требует времени. Отслеживание актуальности документации становится трудоёмким процессом.

Автоматизация работы

С помощью портала Dynamics значительную часть этого процесса можно автоматизировать. Процедура аккредитации становится похожей на регистрацию в обычном интернет-магазине.

Этап первый

• Подрядчик заходит на сайт, где видит форму регистрации.
• Вводит электронную почту, пароль и ждёт, когда придёт ссылка с подтверждением.

На входе можно настроить проверку адресов по чёрному списку компании, чтобы сразу же отсекать заведомо неблагонадежных подрядчиков.

Этап второй

• После подтверждения регистрации подрядчик попадает на страницу, где нужно загрузить стартовый пакет документов.
• Рядом с названиями документов размещены всплывающие подсказки, в которых подробно описаны требования.
• Подрядчик прикрепляет документ. Если всё в порядке, около поля появляется зелёная галочка, если формат не соответствует — красный крестик.
• После того как весь пакет прикреплён, он отправляется на проверку, если же каких-то документов не хватает, отправка не производится.

Настройки страницы аккредитации задаются в CRM, поэтому существует возможность в рамках одного портала работать с разными типами подрядчиков, то есть в зависимости от типа подрядчика отправлять  его на подходящую страницу загрузки документов.

Этап третий

Проверка документов производится по схеме, установленной руководством компании. Если вердикт положительный, подрядчику открывается личный кабинет, где хранятся его документы, приходят уведомления и т.д.

Этап четвёртый

Портал отслеживает даты окончания срока действия документов. Когда до их окончания остаётся заданное количество дней, автоматически отправляются уведомления подрядчику и менеджеру, за которым он закреплён.

Работа с тендерами

Отдельным случаем работы с подрядчиками является проведение тендеров. Портал может функционировать как тендерная площадка с личными кабинетами участников, где они видят, в каком состоянии их заявки. В остальном схема работы остаётся прежней.

Для компании преимущество заключается в том, что поданные документы не теряются, и есть возможность в любой момент пересмотреть их, наладив сотрудничество с компаниями, которые не получили тендер в прошлом, но предлагали интересные условия.

Плюсы работы с Microsoft Dynamics 365 Portal

Среди достоинств портала стоит отметить бесшовную интеграцию с Dynamics CRM и другими решениями Microsoft. Ещё один существенный плюс — настройка портала занимает минимальное время, поскольку нет необходимости писать код, и для запуска не требуется большая команда разработчиков и интеграторов.

Кроме того, клиентам, использующим Microsoft Dynamics CRM и имеющим более 5 пользователей, портал предоставляется бесплатно.

Использование Portal Dynamics 365 позволяет снизить временные затраты на обработку заявок подрядчиков за счёт:

• Автоматизации процесса подачи документов на проверку.
• Проверки по чёрному списку на входе.
• Возможности отправки заявки только при условии наличия полного пакета документов.

Благодаря этому появляется возможность сокращать численность работников, ответственных за приём документов, и уменьшать время, необходимое для перехода от регистрации подрядчика к началу активного сотрудничества с ним.

#CRM#Dynamics 365